Hallo! Heute möchte ich euch zeigen wie man mit Nebenkosten „easy“ leicht und einfach eine versandfertige und rechtssichere Nebenkostenabrechnung erzeugt.

Nach dem Starten des Programms befindet ihr euch zunächst in einer Abrechnung die wir „Mein Objekt“ genannt haben. ich wechsle jetzt mal auf das „Muster“, denn das ist bereits ausgefüllt, um euch die Funktion des Programms zu zeigen.

In den Objektdaten gebt ihr eure Adresse ein. Als Nächstes die Bankverbindung und zum Schluss eure Kommunikationsdaten wie Telefon, Fax und E-Mail. Die Anschrift der Immobilie ist das Nächste was ihr ausfüllen dürft. Des Weiteren gebt ihr den Abrechnungszeitraum den ihr abrechnen möchtet, mit dem Datum von und bis, und für die Verteilung der Kosten ein paar Angaben wie zum Beispiel die gesamt-Quadratmeterzahl des Hauses oder die Anzahl der Mietparteien oder die Anzahl der Punkte gesamt. Was das ich erkläre ich euch gleich noch.

Anschließend.gebt ihr die Kostenarten ein die umlegen wollt. Diese könnte entweder direkt eingeben oder ihr findet diese in einer solchen Auswahlbox: Doppelklick und eingetragen. Daneben tragt ihr jeweils die Kosten ein, die ihr insgesamt in einem Abrechnungszeitraum hattet und die ihr umlegen wollt. Diese Kosten könnt ihr meistens ja einer Rechnung entnehmen.

Zum Schluss wählt ihr jeweils einen Verteilerschlüssel aus. Das oberste Feld ist ein blankes Feld, keine Verteilung. Hier wird nach Anzahl der Mietparteien verteilt also beim Dreifamilienhaus durch Drei Einheiten. Hier wird verteilt nach der Addition von Personen und Raum Zahl. Hier wird nach Anzahl der Köpfe also der Personenzahl verteilt, nennt sich Personen-Anteile. Hier wollt ihr eine prozentuale Verteilung vornehmen, hier eine Verteilung nach Punkten. Mit Verbrauch ist gemeint die Verteilung der Kosten nach Kubikmeter Wasserverbrauch also nach Wasseruhren oder Zählern die ihr in den Wohnungen habt. Mit Verwalter-Abrechnung könnt ihr nur die Abrechnung einer einzelnen vermieteten Eigentumswohnung erzeugen.

Und zum Schluss der bekannteste und auch gesetzliche Schlüssel, die Wohnfläche. Ganz unten könnt ihr eine Information eingeben die alle Mieter lesen werden. Vergesst nicht zu speichern.

Denn durch das Speichern wird die anzahl der Miet-Tage gebildet und vor allen Dingen auch eine Summe Kosten. Nachdem ihr dieses Fenster geschlossen habt, startet ihr als nächstes die Mieter-Daten. Hier tragt ihr jeden Mieter ein der in dem Abrechnungszeitraum bei euch Mieter war und auf den eine Nebenkostenabrechnung entfallen soll. Das erste was wir hier unten eintragen ist eine Mieter-Nummer. Die kann beliebig vergeben werden – 1, 2, 3, ganz viele – das überlassen wir euch selber. Nur: jeder Mieter muss eine eigene Nummer bekommen. Darunter wählt ihr die Anrede des Mieters aus. Dann habt ihr hier zwei Zeilen Platz um den Namen des Mieters einzugeben und seine Adresse, beziehungsweise hier von dieser Adresse auch noch Postleitzahl/Ort. Wenn der Mieter ausgezogen ist gebt ihr einfach seine neue Adresse ein. Zum Schluss gebt ihr noch eine Brief-Anrede ein denn die abrechnung selber ist personalisiert.

Weiter geht’s mit dem Abrechnungszeitraum des Mieters, der ist ja in aller Regel wenn der Mieter bei euch das ganze Jahr gewohnt hat auch der Zeitraum der Immobilie also der Objektdaten. Ferner gibt ihr ein die Geschosslage, bei der Verteilung nach Quadratmetern also Wohnfläche die Wohnfläche seiner Wohnung, die Anzahl der Personen für den Verteilerschlüssel Personenanteile. Wenn ihr Kosten nach Prozentanteilen verteilen wollt, gebt noch die Prozentanteile ein. Jede Wohnung ist automatisch eine Einheit. Bei der Verteilung nach Personen und Raum Zahl gibt es zusätzlich noch ein die Anzahl Räume und bei der Verteilung nach Punkten auch die Anzahl Punkte. Punkte ist im Übrigen ein Schlüssel den ihr euch selber für eure eigenen Verhältnisse passend machen könnt. Zum Beispiel: bei einem Dreifamilienhaus sollen nur zwei Mieter Kabel Anschluss bezahlen. Also gebt ihr in den Objektdaten an Punkte gesamt 2 und jeder der beiden Mieter kriegt dann jeweils einen Punkt. Da drunter gebt ihr ein die Vorauszahlung Betriebskosten. Wenn ihr getrennt habt in Betriebskosten und Heizkosten dann die getrennten Vorauszahlungen, hier drunter könnt ihr eingeben die Heizkosten nach Abrechnung die ihr vielleicht von einem Abrechnungsdienstleister bekommt wie Techem oder Brunata, oder die ihr mit unserer weiteren Software Heizkosten „easy“ erzeugt. Darunter habt ihr fünf Positionen wo ihr selber kreativ werden könnt. Das sind Kosten die nur einzelne Mieter betreffen hier nehmt ihr die Bezeichnung selber vor und auch rechts den Betrag teilt ihr diesem Mieter individuell mit. Darunter befindet sich die Mimik für die Eingabe von bis zu 10 Wasserzählern die ihr für eine Wohnung unterhaltet. Ihr könnt dann jeweils eintragen den Stand alt und den Stand neu des Zählers, also am Anfang und am Ende der Abrechnungsperiode der Zählerstand. Nach dem Speichern werden eure Daten gespeichert, und so macht ihr das für jeden einzelnen Mieter.

Wenn ihr diese Mieter-Daten ausgefüllt habt schließt ihr das Fenster und geht anschließend auf den Punkt symbolisiert durch den Taschenrechner, Abrechnung erstellen. Hier nimmt das Programm jetzt eine verteilung der kosten auf alle betroffenen Mieter vor. Das dauert ein paar Sekunden, es wird auch gleich eine kleine Quer-Rechnung über eine Kontrolle vorgenommen. Diese Kontrolle zeigt euch das Programm jetzt an. Wenn alles gut ist bekommt ihr eine grüne Mitteilung, ansonsten steht da eventuell konkret drin wonach ihr noch suchen solltet um Fehler zu vermeiden. Mit der Taste weiter erhaltet ihr anschließend eine kleine Vorschau auf dem Bildschirm. Für jeden Mieter werden die Kosten einzeln aufgelistet und seine Vorauszahlungen abgezogen und am Ende erhaltet ihr ein Ergebnis: Guthaben oder Nachzahlung die der Mieter leisten soll.

Mit der Taste „Drucken“ und der Auswahl „Abrechnung mit Briefkopf“ und des Druckdatums gelangt ihr in das Druck-Menü des Programms um die Nebenkostenabrechnung auszudrucken.

Hier seht ihr die Druckvorschau der versandfertigen Abrechnung, die erste Seite. Ihr könnt diese Abrechnungen natürlich durchblättern. Hier seht ihr die zweite Seite die an diesen Mieter geht und so weiter für den nächsten Mieter, der auf Seite 3 und so weiter und so weiter. Über das Symbol „Bericht drucken“ könnt ihr den Druck starten und den Drucker auswählen. Hier könnt ihr natürlich auch auswählen ob ihr nun die aktuelle Seite ausdrucken wollt, alle Seiten, oder die Auflage also die Anzahl Abrechnungen.

So das war’s, viel Spaß beim Ausprobieren und Abrechnen und ich hoffe ihr habt jetzt etwas Gutes gesehen!